1. Información del Responsable y Encargado del Tratamiento de la información personal

La entidad responsable y encargada del tratamiento de los datos personales es:

• Razón social: AUTOS ITALIANOS DE COLOMBIA S.A. SUCURSAL COLOMBIA

• Domicilio: Bogotá, República de Colombia.

• Dirección: Carrera 19 # 103 – 06

• Email: info@aicol.co

• Teléfono: +57-1- 2561576

2. Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y su finalidad

Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo a la finalidad o finalidades que tenga cada tipo de Tratamiento, según lo indicado en elnumeral 3 de esta Política.

2.1 Tratamientos de datos personales de niñas, niños y/o adolescentes

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes que sean de naturaleza pública cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos:

a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

c) Valoración de la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente podrá otorgar la autorización para el Tratamiento, previo ejercicio del derecho del menor de su derecho de ser escuchado, opinión que deberá valorar teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

2.2 Tratamiento de datos sensibles:

AICOL observará estrictamente las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará

que:

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieranexclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.

d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

2.3 Video vigilancia

AICOL utiliza diversos medios de videovigilancia instalados en diferentes lugares de sus instalaciones u

oficinas. La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.

3. Finalidades del Tratamiento

Las finalidades del Tratamiento de Datos personales realizada por AICOL, son las siguientes:

• Presentación de ofertas.

• Prestación de los servicios ofrecidos y venta de productos ofrecidos.

• Ejecución de los contratos suscritos.

• Cumplimiento de obligaciones contractuales de entrega de información adquiridas por la empresa.

• Cumplimiento de obligaciones legales, contractuales, tributarias, contables, administrativos y similares.

• Expedición de certificaciones de experiencia y constancias.

• Reportes de información a los accionistas de la sociedad, entes de control y autoridadesadministrativas y judiciales que la soliciten en el marco de sus funciones.

• Servicio al cliente y mercadeo.

• Envío de información relacionada con novedades de interés para los clientes de AICOL

• Envío de información referente a la relación contractual, laboral, comercial y similares.

• Registro de información para construir estadísticas.

• Registro de proveedor y hojas de vida.

• Procesamiento de pagos.

• Prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo.

• Reclamar y defender derechos de la compañía.

• Ejecución de contratos de trabajo, comerciales y similares.

• Notificación en caso de emergencias durante su estancia en las instalaciones de AICOL

• Comunicación, consolidación, organización, actualización, control, acreditación, aseguramiento, estadística, reporte, mantenimiento, interacción, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los proveedores, contratistas y sus empleados con AICOL.

• El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de la Firma.

• Procesos con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.

• La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos.

• Dar cumplimiento a las obligaciones que se deriven de la relación laboral, tales como, realizar todos los tramites necesarios, ante las autoridades, tales como, realizar los tramites correspondientes ante el Sistema de Seguridad Social, realizar tramites ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN-, o cualquier otra actividad derivada de la legislación aplicable.

• Asuntos que sean requeridos por el Área Administrativa y de Recursos Humanos de AICOL,dentro de los cuales es posible enunciar la identificación plena del trabajador, archivo y manejode sus datos de contacto, archivo y manejo de la información profesional y académica del trabajador, entre otros.

• De ser el caso, para la contratación de seguros de vida y de gastos médicos o para el otorgamiento de cualquier otra prestación que derive de la relación laboral con AICOL.

• Comunicación en general, registro, capacitaciones, autorizaciones y para la gestión de las actividades o actuaciones en las cuales de relacionan los empleados y sus familiares conAICOL

• Adelantar procesos de selección de personal y funcionarios, de conformidad con las políticas de selección de AICOL

• Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los Titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.

• Llevar a cabo reportes a Centrales de Información y Riesgo, en relación con todo lo referente al comportamiento de sus clientes y proveedores en general, y en especial sobre el nacimiento,modificación, extinción de obligaciones.

• Investigar, verificar y validar la información suministrada por los Titulares, con cualquierinformación de la que AICOL legítimamente disponga.

• En caso de que AICOL no se encuentre en capacidad de realizar el tratamiento por sus propios medios, podrá transferir los datos recopilados para que sean tratados por un tercero.

• Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de DatosPersonales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales yregulatorias, así como de las políticas de la empresa.

4. Derechos que le asisten como Titular de los datos

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a AICOL, en su calidad de Responsable del Tratamiento. Este derecho podrá ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento estéexpresamente prohibido o no hay asido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a AICOL, en su calidad de Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.

c) Ser informado por AICOL, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo anteAICOL.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

5. Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos

La Gerencia de AICOL será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del Titular de la información personal.

6. Procedimiento para ejercer los derechos del Titular de los datos

6.1 Procedimiento para acceso y consulta

El Titular de los datos, o sus causahabientes, podrán consultar la información que repose en las bases de datos en posesión de AICOL, para lo cual deberán formular la correspondiente petición, por escrito, y radicarla ante AICOL de lunes a viernes en horario 8:00 AM – 1:00 PM y2:00 PM a 6:00 PM, en la Cra 19 # 103-06 de la ciudad de Bogotá.

Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa enrepresentación de aquél, se tendrá por no presentada.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que seatenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.2 Procedimiento para solicitar actualización, corrección, supresión, revocatoria de la autorización o para presentar reclamos

El Titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en las base de datos de AICOL debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante AICOL el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, de conformidad con el artículo 15 de la ley 1581 de 2012:

a) El reclamo se formulará mediante solicitud radicada radicarla ante AICOL de lunes a viernesen horario 8:00 AM – 1:00 PM y 2:00 PM a 6:00 PM, en la Cra 19 # 103-06 de la ciudad deBogotá.

b) Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitudsea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

c) La solicitud debe contener la siguiente información:

(i) La identificación del Titular.

(ii) Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).

(iii) Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante.

(iv) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.

(v) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.

(vi) Los documentos que se quiera hacer valer.

(vii) Firma, número de identificación y huella.

(viii) Radicación en original.

d) Si el reclamo resulta incompleto, AICOL requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, seentenderá que ha desistido del reclamo.

e) Si el Área que recibe el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quiencorresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación alinteresado.

f) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga“reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

g) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.3 Supresión de Datos

El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a AICOL la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes yobligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.

c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueronrecolectados.

d) Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientosrealizados por AICOL.

e) Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

1. (i) La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

2. (ii) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

3. (iii) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligaciónlegalmente adquirida por el Titular.

6.4 Revocatoria de la Autorización.

El Titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.

7. Seguridad de la Información.

En desarrollo del principio de seguridad, AICOL ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personalesestá restringido a sus Titulares y AICOL no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del Titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional. No obstante lo anterior, AICOL no será responsable por cualquier acción tendiente a infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los Datos Personales.

8. Vigencia de la Política.

La Política rige a partir del 24 de septiembre de 2015. Por regla general el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de AICOL. Las bases de datos que maneje AICOL tendrán una vigencia igual a la duración de AICOL. Las Bases de Datos de AICOL tendrán un periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento o en su defecto diez (10) años